El cuadro de mandos de la productividad

El cuadro de mandos de la productividad

Dwight Eisenhower fue el trigésimo cuarto presidente de Estados Unidos. De militar de profesión, fue uno de los principales oficiales del ejército de los Estados Unidos durante la IIª Guerra Mundial, en la cual, organizó el desembarco de Normandía en 1944.

Como la mayoría de presidentes de Estados Unidos, Eisenhower fue un hombre que le dio mucha importancia a la gestión del tiempo y a su productividad. Era un tipo bastante estricto. Seguía una serie de normas en su productividad que incluso hoy en día son utilizadas.

Eisenhower dividió en cuatro tipos sus tareas:

1. Importantes

2. No Importantes

3. Urgentes

4. No Urgentes

A partir de aquí tenía un cuadro de mandos en el que una tarea podía ser importante, y a la vez urgente. O importante, pero no urgente.

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE  1 -Tareas del día a día importantes  2 – Leer, pensar, familia, deporte
NO IMPORTANTE 3 -Tareas automáticas  4 – Otro tipo de tareas

Lo que llama la atención de este cuadrante es cómo las tareas que NO son importantes, pero sí urgentes, roban el tiempo diario de aquellas que SÍ son importantes, pero no son urgentes. El día a día nos lleva a realizar este tipo de tareas. Y para ser francos, es muy probable que nos sean más cómodas que las tareas Importantes, pero No Urgentes (cuadrante 2).

Generalmente no tenemos problemas con las tareas del cuadrante 1. Básicamente porque son urgentes, y además, importantes. Lo importante es saber administrar el tiempo para que las tareas del cuadrante 3 no se coman a las del cuadrante 2. Que no sean urgentes no implica que no se deben hacer. De hecho, son más importantes que las tareas del cuadrante 3.

Una tarea típica del cuadrante 3, por ejemplo, sería aquellas llamadas urgentes de aquellos clientes que nos reportan el 10% del beneficio y el 90% del trabajo. Son tareas a las que damos prioridad, por ser urgentes. Sin embargo, el cliente que da un 20% de trabajo, y un 80% de beneficio, no se debe descuidar. Si dejamos que el cliente 1 consuma la mayor parte del tiempo, no podremos dedicarle el tiempo necesario al cliente que es realmente importante.

¿Cómo determinar a qué cuadrante corresponde una tarea?

Para las tareas urgentes, existe un mecanismo muy sencillo y a la vez, útil. Se trata de hacernos la siguiente pregunta: Si no hago la siguiente tarea ¿qué puede pasar? En caso de que la respuesta sea: «nada»; entonces, quiere decir que la tarea no será urgente.

Esta pregunta, en muchas ocasiones, nos ayudará también a no caer en la famosa procastinación. Y hacer tareas que nos apetece más hacer ahora, porque les damos mayor urgencia de la que tienen. Dejando de lado tareas más importantes.

Para saber si se trata de una tarea importante, podemos hacernos otra pregunta que también resulta muy útil: ¿Yo mismo u otra persona se acordará de este tema dentro de una semana, o de un mes? Si la respuesta es «NO», entonces NO será una tarea importante.

Probablemente el punto más importante de este cuadro de productividad sea ser sincero con uno mismo y saber determinar a qué cuadrante corresponde cada tarea. Para conseguir esto, lo mejor es empezar a ponerlo en práctica.

Fuentes:

Libro: Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz

Blog de Jerónimo Sánchez

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